Quy ước đặt tên và version workflow giúp đội biết workflow nào là gì, bản nào đang chạy, ai sửa khi nào — khi có hàng chục workflow, tên bừa và version lộn là rối loạn. Zenify ghi nhận giảm 35% thời gian xử lý (đã duyệt).
TL;DR
- Tên rõ = biết ngay workflow làm gì.
- Version = biết bản nào đang chạy.
- Ghi chú thay đổi = ai sửa, vì sao.
- Kiểm tra workflow vô chủ, trùng lặp.
- Quy ước nhỏ, đội bớt rối.
Vì sao cần quy ước đặt tên?
Nhiều workflow, tên "test", "copy", "new" → không biết cái nào đang dùng.
Agent không biết workflow nào xử lý tin gì.
Khó đo lường — không biết workflow nào chạy gì.
Quy ước đặt tên workflow
Cấu trúc gợi ý: [Kênh] - [Mục đích] - [Giai đoạn] - [vX]
Ví dụ tên | Ý nghĩa
FB - Chào khách - Trang chủ - v1 | Facebook, chào khách từ trang chủ
Web - Nhắc giỏ bỏ - Flashsale - v2 | Web, nhắc giỏ hàng mùa flash sale
Zalo - CSKH - Khiếu nại - v1 | Zalo, xử lý khiếu nại
Quy ước giúp: tìm nhanh, biết phạm vi, biết bản nào.
Quy ước version
Quy tắc | Giải thích
Bản chạy chính là mới nhất | Vô hiệu bản cũ ngay
Tăng version khi sửa | v1 → v2 — biết có thay đổi
Ghi chú thay đổi | "Sửa giờ gửi 9h → 20h vì giờ vàng"
Không sửa thẳng bản đang chạy | Tạo bản mới, thử, rồi kích hoạt
Quản lý workflow đang hoạt động
Việc | Tần suất
Rà soát workflow chạy | Hằng tháng
Xoá workflow không dùng | Hằng tháng
Kiểm tra trùng lặp trigger | Hằng tháng (xem Trigger)
Ghi chú thay đổi | Mỗi lần sửa
Xác định người phụ trách | Một lần + khi đổi
Chống trùng lặp workflow
Trước khi tạo mới: tìm xem đã có workflow tương tự chưa.
Một trigger - một workflow: tránh hai workflow cùng trigger (xem Trigger automation).
Danh sách workflow cập nhật: đội thấy tổng quan.
Cách triển khai quy ước
Viết quy ước ngắn gọn: tên, version, ghi chú.
Đổi tên workflow hiện tại theo chuẩn.
Chỉ định người quản lý workflow.
Rà soát hằng tháng.
Đo: số workflow, số bản trùng.