Approval workflow là luồng duyệt nội bộ tự động — hoàn tiền, chiết khấu, hợp đồng được chuyển đúng người duyệt, kèm thông tin đầy đủ, có thời hạn. Không ai bấm nút tay, không ai "để đó mai duyệt". Zenify ghi nhận giảm 35% thời gian xử lý (đã duyệt).
TL;DR
- Approval workflow tự động chuyển việc cần duyệt.
- Đúng người duyệt, kèm thông tin đầy đủ.
- Có thời hạn, nhắc và leo thang.
- Hết "đợi duyệt" kéo dài, hết thất lạc.
- Ghi lại lịch sử duyệt rõ ràng.
Approval workflow là gì?
Là quy trình tự động đưa yêu cầu đến đúng người duyệt:
Yêu cầu cần duyệt | Ví dụ
Hoàn tiền | Hoàn trên X triệu (xem Quy trình đổi trả)
Chiết khấu | Giảm giá quá ngưỡng
Hợp đồng | Ký gói dịch vụ
Phê duyệt nội dung | Tin nhắn, email gửi khách
Vì sao cần tự động hoá luồng duyệt?
Duyệt bằng tin nhắn/tệp = thất lạc: yêu cầu nằm im trong chat.
Không ai chịu trách nhiệm: "tôi tưởng anh duyệt rồi".
Không có thời hạn: "để mai" thành "tuần sau".
Khách chờ vì duyệt chậm: mất khách vì lề mề nội bộ.
Approval workflow hoạt động thế nào?
Bước | Mô tả
1. Tạo yêu cầu | Agent tạo yêu cầu kèm lý do, số tiền, ngữ cảnh
2. Định tuyến | Tự động chuyển đúng người duyệt theo ngưỡng
3. Duyệt | Người duyệt: đồng ý/từ chối/yêu cầu bổ sung
4. Nhắc + leo thang | Quá hạn → nhắc, leo thang cấp trên
5. Ghi lịch sử | Ai duyệt, khi nào, lý do — rõ ràng
Quy tắc định tuyến duyệt
Loại yêu cầu | Người duyệt
Hoàn tiền < 1 triệu | Trưởng nhóm
Hoàn tiền 1-10 triệu | Quản lý
Hoàn tiền > 10 triệu | Giám đốc
Chiết khấu < 5% | Sales lead
Chiết khấu 5-15% | Quản lý sales
Lợi ích approval workflow
Nhanh: không chờ, không thất lạc — tự động nhắc.
Rõ trách nhiệm: ai duyệt ghi rõ trong lịch sử.
Đúng người: ngưỡng nào → người duyệt đó.
Đỡ khách chờ: duyệt nhanh = phục vụ nhanh.
Kiểm soát rủi ro: việc lớn có đúng người duyệt (xem Human-in-the-loop).
Cách triển khai
Liệt kê loại yêu cầu cần duyệt.
Đặt ngưỡng và người duyệt mỗi loại.
Cấu hình định tuyến tự động.
Đặt thời hạn duyệt + nhắc/leo thang.
Đo thời gian duyệt — mục tiêu giảm.